Gäste sollten Buchungsbestätigung, Rechnung, Zimmernummer, Reisezeitraum und den Zeitpunkt der Entdeckung sichern. Für den Gegenstand helfen Kaufbeleg, Seriennummer, Fotos vor der Reise, Reparaturkostenvoranschlag oder eine nachvollziehbare Beschreibung von Alter und Zustand.
Bei Bargeld und Schmuck ist die konkrete Höhe besonders sorgfältig zu belegen. Eine bloße pauschale Wertangabe ersetzt nicht den Nachweis, kann aber zusammen mit Abhebungsbelegen, Fotos, Rechnungen oder Zeugen in die Gesamtwürdigung einfließen.
Der Betrieb sollte Zugangsprotokolle, Übergaben, Safe- oder Verwahrungsbelege, Nachrichten, interne Meldungen und vorhandene Aufzeichnungen zum Ablauf sichern. Eine vollständige Chronologie hilft beiden Seiten, die Einbringung, die Verwahrung, den Zeitpunkt des Schadens und mögliche Ursachen voneinander zu trennen.