Beginnen Sie mit einem Behauptungsblatt. Tragen Sie den exakten Werbesatz, das Medium, das Veröffentlichungsdatum, die betroffene Leistung und den vorgesehenen Zeitraum ein. Ergänzen Sie die Frage, welche konkrete Tatsache ein Gast aus der Aussage ableiten soll. Erst danach lässt sich sinnvoll bestimmen, welcher Nachweis erforderlich ist.
Bei Energie- oder Emissionsaussagen können etwa Abrechnungen, Messwerte, Lieferantenunterlagen, Berechnungsgrundlagen und Angaben zum erfassten Zeitraum wichtig sein. Bei regionalen oder biologischen Angeboten sollten Herkunft, Lieferumfang, Produktbezeichnung und der Umfang der beworbenen Gastronomie nachvollziehbar sein. Der Beleg muss zur Aussage passen und darf keine größere Reichweite suggerieren.
Bewahren Sie die Unterlagen in der Fassung auf, die zum Veröffentlichungszeitpunkt gegolten hat. Ergänzen Sie Angaben zu Zuständigkeit, Prüfung und Aktualisierung. Wenn sich ein Lieferant, Energiebezug, Zertifikat oder Betriebsablauf ändert, braucht auch die Werbung eine neue Prüfung. Ein veralteter Nachweis trägt eine aktuelle Aussage möglicherweise nicht mehr.