Für die Zuständigkeitsprüfung braucht der Betrieb eine geordnete Tatsachenbasis. Dazu gehören Name oder eine eindeutige interne Zuordnung der betroffenen Person, Aufenthalts- oder Beschäftigungszeitraum, Zeitpunkt der Mitteilung, Quelle der Information sowie die Frage, ob eine Erkrankung oder ein Todesfall medizinisch bestätigt wurde. Nur erforderliche Daten sollten festgehalten werden.
Ebenso wichtig ist die Chronologie der Kontakte. Notieren Sie, wann der Betrieb eine Arztpraxis, ein Labor, den Totenbeschauer, eine Behörde oder eine andere gesetzlich relevante Stelle erreicht hat. Bewahren Sie erhaltene Bestätigungen, E-Mails oder Gesprächsnotizen so auf, dass der Inhalt und der Zeitpunkt erkennbar bleiben. Eine unklare Erinnerung nach mehreren Tagen kann die Zuständigkeitsprüfung erschweren.
Das Glossar zur Meldepflicht erklärt die davon getrennte Gästemeldung nach dem Meldegesetz. Für den vorliegenden Vorgang sollte die Akte ausdrücklich markieren, ob ein Eintrag im Gästeverzeichnis, eine Anzeige nach dem EpiG oder eine andere Kommunikation gemeint ist. Unterschiedliche Rechtsgrundlagen brauchen unterschiedliche Ablagewege.