Zimmernummer im Hotel öffentlich offengelegt: Löschung und Abhilfe

Veröffentlicht ein Hotel eine Zimmernummer zusammen mit dem Namen oder dem Aufenthaltszeitraum eines Gastes, kann darin eine Verarbeitung personenbezogener Daten liegen. Entscheidend ist, ob der Gast im konkreten Zusammenhang identifizierbar ist. Die öffentliche Reichweite verschärft die Prüfung der Rechtsgrundlage und der erforderlichen Abhilfe.

Der Beitrag betrifft die öffentliche Offenlegung im Rahmen der Beherbergung und Gastaufnahme. Er zeigt, wie ein Gast die Entfernung verlangt und wie der Betrieb die Veröffentlichung, eine allfällige Einwilligung und die weiteren Kopien geordnet prüft. Die Zimmernummer allein ist dabei ebenso zu betrachten wie die Kombination mit Name, Zeitraum, Foto oder anderen Angaben.

Eine Zimmernummer ist in einem Hotel zunächst eine interne Zuordnung. Wird sie mit dem Namen eines Gastes, einem Aufenthaltszeitraum oder einer sichtbaren Buchungsinformation verbunden, kann sie den Aufenthalt einer bestimmten Person erkennen lassen. Für die datenschutzrechtliche Einordnung zählt der Zusammenhang der Angaben.

Das öffentliche Einstellen auf einer Website, in sozialen Medien oder auf einer Bewertungsplattform ist ein Verarbeitungsvorgang. Der Betrieb legt die Information einem unbestimmten Publikum offen. Eine zutreffende Zimmernummer wird dadurch nicht automatisch zu einer zulässigen Veröffentlichung.

Die Erwartung eines Gastes richtet sich bei der Zimmerzuweisung und der Abwicklung des Aufenthalts regelmäßig auf den Hotelbetrieb und die beteiligten Dienstleister. Eine öffentliche Bekanntgabe braucht daher eine eigene Prüfung. Der Zweck der internen Organisation erklärt für sich allein noch nicht die Veröffentlichung im Internet.

Nach Art. 6 DSGVO ist eine Verarbeitung nur rechtmäßig, wenn mindestens eine der dort genannten Bedingungen erfüllt ist. Für die Veröffentlichung kommen je nach Sachverhalt insbesondere eine Einwilligung oder ein berechtigtes Interesse in Betracht. Die bloße Tatsache, dass eine Person Hotelgast ist, ersetzt diese Prüfung nicht.

Eine Berufung auf Vertragserfüllung passt nur, wenn die Veröffentlichung für die konkrete Leistung erforderlich ist. Die Zimmernummer für die interne Abwicklung zu verwenden, beantwortet die Frage nach einer öffentlichen Mitteilung nicht. Bei berechtigten Interessen muss der Betrieb Zweck, Erforderlichkeit und die Interessen sowie Grundrechte des Gastes gegeneinander abwägen.

Beruht die Veröffentlichung auf einer Einwilligung, gelten die Anforderungen des Art. 7 DSGVO. Das Hotel muss die Zustimmung nachweisen können. Sie muss sich auf den konkreten Zweck beziehen und so klar erteilt worden sein, dass der Gast die öffentliche Reichweite erkennen konnte. Allgemeine Hinweise beim Check-in ersetzen eine solche Zustimmung nicht ohne Weiteres.

Art. 17 DSGVO nennt mehrere Gründe für die Löschung. Dazu gehören fehlende Erforderlichkeit, der Widerruf einer Einwilligung ohne andere Rechtsgrundlage und eine unrechtmäßige Verarbeitung. Auch ein begründeter Widerspruch kann die weitere Verarbeitung beenden. Das Hotel muss den konkreten Grund und allfällige Gegenargumente prüfen.

Wurde die Zimmernummer öffentlich gemacht und besteht eine Löschungspflicht, muss der Verantwortliche unter Berücksichtigung der verfügbaren Technik angemessene Maßnahmen setzen. Dazu kann gehören, andere Verantwortliche über das Verlangen nach der Löschung von Links, Kopien oder Replikationen zu informieren.

Das Recht auf Löschung gilt nicht grenzenlos. Art. 17 Abs. 3 DSGVO nennt unter anderem die freie Meinungsäußerung und Information, gesetzliche Pflichten sowie die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Eine pauschale Zusage ist deshalb ebenso wenig belastbar wie eine pauschale Ablehnung.

Der Gast sollte die öffentliche Fundstelle vor der Entfernung sichern. Dazu gehören vollständige URL, Screenshot, sichtbare Angaben, Datum und Uhrzeit. Danach sollte das Löschverlangen den konkreten Inhalt bezeichnen und klar festhalten, dass die öffentliche Offenlegung beendet werden soll.

Das Hotel sollte die öffentliche Darstellung unverzüglich sperren oder entfernen, wenn keine tragfähige Rechtsgrundlage erkennbar ist. Intern erforderliche Unterlagen dürfen getrennt von der öffentlichen Darstellung weiter geprüft werden. Die Antwort sollte den Eingang, die getroffene Maßnahme und verbleibende Prüfungspunkte verständlich dokumentieren.

Wurde die Angabe bereits weiterverbreitet, sind Kopien, Suchtreffer und Plattformen gesondert zu erfassen. Eine Entfernung der Ausgangsseite beseitigt nicht automatisch jede weitere Kopie. Der Betrieb und der Gast sollten deshalb festhalten, welche Stellen informiert wurden und welche Ergebnisse vorliegen.

Für den Gast sind die Buchungsbestätigung, der Aufenthaltszeitraum, der Name des Betriebs, die Zimmernummer und die öffentliche Fundstelle wichtig. Screenshots sollten den gesamten sichtbaren Zusammenhang zeigen. Bei einer Veröffentlichung auf einer Plattform gehören auch Profil, Beitrag, Kommentare und der Zeitpunkt der Sicherung dazu.

Das Hotel sollte die Quelle der Veröffentlichung, den konkreten Zweck, die verwendete Rechtsgrundlage und eine allfällige Einwilligung dokumentieren. Bei einer Zustimmung ist festzuhalten, wie sie erteilt und wie sie nachgewiesen wurde. Ein bloßer Hinweis, der Gast habe die Veröffentlichung vielleicht erwartet, ersetzt diese Dokumentation nicht.

Beide Seiten sollten die Kommunikation zur Entfernung chronologisch aufbewahren. Dazu zählen das Löschverlangen, die Reaktion des Betriebs, Meldungen an Plattformen sowie die Information über weitere Kopien. Eine klare Chronologie erleichtert die spätere Prüfung von Löschung, Widerspruch und möglichen Ansprüchen.

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