Legen Sie die Plattformbedingungen in der Fassung ab, die bei Vertragsabschluss galt. Ergänzen Sie spätere Änderungen und sichern Sie E-Mails, Nachrichten im Partnerkonto, Gesprächsnotizen und Fristangaben mit Datum. Eine kurze Chronologie zeigt, wann der Betrieb einen günstigeren Direktpreis angeboten und wann die Plattform reagiert hat.
Erfassen Sie die eigene Website und die Plattformansicht für denselben Aufenthaltszeitraum, dieselbe Personenzahl, dasselbe Zimmer und dieselbe Rate. Speichern Sie die vollständigen Buchungsschritte, die Zahlungsart, Stornobedingungen, enthaltene Leistungen und allfällige Gebühren. Bei einer Mitteilung über Ranking oder Sichtbarkeit gehören auch Suchbegriff, Zeitpunkt und angezeigte Position dazu.
Fügen Sie Abrechnungen und Provisionsunterlagen getrennt hinzu. So bleibt erkennbar, ob die Anfrage eine Paritätsklausel, eine Preisabweichung oder eine Abrechnungsfrage betrifft. Für den weiteren Schritt reichen meist eine geordnete Vertragsfassung, die konkrete Forderung und ein nachvollziehbarer Vergleich der betroffenen Angebote.