Za procjenu nadležnosti potreban je uređen činjenični zapis. Zavisno od potrebe, to mogu biti interna oznaka lica, period boravka ili zaposlenja, vrijeme primljene poruke, izvor informacije i podatak da li je bolest ili smrt medicinski potvrđena. Treba evidentirati samo podatke potrebne za konkretan zadatak.
Važan je i redoslijed kontakata. Zabilježite kada je objekat kontaktirao ordinaciju, laboratoriju, ljekara za pregled umrlih, organ vlasti ili drugo relevantno mjesto. Potvrde, e-mailove i bilješke razgovora treba čuvati tako da su sadržaj i vrijeme razumljivi. Nejasno sjećanje nakon više dana otežava utvrđivanje nadležnosti.
Pojmovnik o obavezi prijave objašnjava odvojenu prijavu gosta prema Zakonu o prijavi boravka. U spisu ovog događaja treba označiti da li se radi o unosu u evidenciju gostiju, prijavi prema Zakonu o epidemijama ili drugoj komunikaciji. Različiti pravni osnovi zahtijevaju različite evidencije.